Когда я вплотную занялся обучением владельцев СТО как повышать прибыль, передо мной встала одна проблема - я не мог найти толковой программы для автосервиса, которая помимо чисто учетных функций давала возможность вести полноценную клиентскую базу.

Довольно долго я искал ту самую "идеальную" программу, которая имеет возможности CRM-системы, а не только оформляет заказ-наряды. Были даже мысли нанять разработчиков, чтобы они написали именно то, что мне нужно.

Но вот, несколько месяцев назад я нактнулся на одно решение, которое по моему мнению является наиболее подходящим для СТО. Одним из главных плюсов стало то, что разработчики этого программного решения очень адекватные и открытые к диалогу люди, которые отлично разбираются в бизнес-процессах именно в автосервисе.

Какой же должна быть идеальная программа для СТО?

Во-первых, она должна быть написана конкретно под автосервис с учетом бизнес-процессов, происходящих на СТО. Интеграция с нормами времени и каталогами запчастей, движения по складу запчастей и синхронизация склада с заказ-нарядами, планирование загрузки ремзоны, различные варианты ценообразования и еще куча вещей специфичных для автосервиса, которые требуют доработки стандартных программ вроде 1С.

Во-вторых, она должна быть простой в понимании, чтобы ваши сотрудники могли освоить ее за несколько часов и не нужно было опасаться что уволившийся мастер унесет с собой тайные знания работы с программой, известные только ему одному и вся работа встанет.

Также, там обязана быть нормальная CRM-система, которая позволяет не только вести клиентскую базу но и получать необходимые отчеты и статистику по различным маркетинговым индикаторам.

Программное решение, которое я нашел, разработано на Украине и уже используется более чем в 120 автосервисах. Программа называется  "Менеджер автосервиса" и позволяет в реальном времени контролировать данные по клиентам и их автомобилям, данные по оказанным услугам, данные по запасным частям и материалов и данные по движению денежных средств.

Итак, в чем основные преимущества этого решения?

1) Программа создавалась и заточена конкретно под автосервис с учетом стандартов, бизнес-процессов и задач, специфичных для автосервиса и предназначена для автоматизации учета и документооборота на СТО. Причем бизнес-процессы взяты не из теории, а из реальной практики - это более 10 лет (!) тесного взаимодействия с автосервисами разного размера и направленности.

2) Встроенная интеграция со справочниками норм времени и электронными каталогами запчастей (Audatex, Autodata, Bosch ESI [Tronic], EPC, ASRA, KSD, ETK, TecDoc* и др.), а также с бухгалтерскими программами (1С, Акцент и др.) и средствами импорта-экспорта данных.

3) Мощная CRM-система для работы с клиентской базой, в том числе управление рассылками (SMS-сообщения, E-mail, печать наклеек на конверты).

4) Все необходимое для контроля за персоналом и расчета зарплаты.

5) Полная автоматизация складского учета.

6) Автоматическое формирование всех необходимых для работы СТО документов.

7) Подробные отчеты и статистика по множеству различных показателей, начиная от поступления запчастей на склад и заканчивая статистикой использования оборудования.

8) Не потребует специальной адаптации под ваш автосервис - настройки настолько гибкие, что вы сможете начать использование программы буквально сразу же после получения.

9) Интеграция с оборудованием - фискальными регистраторами, сканерами штрих-кода, терминалами сбора данных, считывателем магнитных карт и принтером для печати этикеток с выводом штрих-кода.

10) Услуга "Легкий старт" - БЕСПЛАТНОЕ обучение ваших сотрудников работе с программой, чтобы они могли начать использование в тот же день! 

12) Пожизненные БЕСПЛАТНЫЕ обновления (которые проходят полностью в автоматическом режиме и не требуют от вас никаких действий)! Причем обновления и новые функции добавляются на основе тех потребностей, которые возникают у вас на практике.

13) БЕСПЛАТНАЯ техническая поддержка и сопровождение!

Что это дает вам

• Ускорение и автоматизация процессов записи на обслуживание, оформления заказ-нарядов, оплаты товаров и услуг по принципу «готов автомобиль – готов счет»
• Сокращение ручного ввода путем применения справочников и исключения двойного ввода информации.
• Быстрый поиск данных о запчастях, заменах, наличия на складах с помощью фильтрации и штрих-кодовой технологии
• Управления заказами на поставку запчастей «под клиента» и на пополнение склада
• Минимизация уровня складских запасов.
• Полная история обслуживания всех клиентов.
• Связь с клиентами посредством SMS-сообщений и электронной почты
• CRM-система с помощью мониторинга отзывов выявить проблемы в качестве обслуживания и обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту.
• Программа «заставляет» сотрудников работать правильно, т. е. работать только по тем правилам, которые заложены в программе и никак иначе.
• Программа «заставляет» сотрудников оформлять все документы только с помощью компьютера, при этом все первичные данные обязательно «попадают» в единую базу данных. На основании этих данных строится объективный и реальный учет деятельности и товаров.
• Программа дисциплинирует ваших сотрудников, так как, если кто-то не подготовит документ (например, накладную), второй сотрудник, который с ним связан, не сможет выполнить свою работу («при бумажной технологии» процесс может быть выполнен, а документы могут быть оформлены задним числом, что может привести и часто приводит к потере информации и другим последствиям).
• В случае, если сотрудник увольняется, то это не значит, что он унесет с собой все знания и информацию, например всю клиентскую базу данных (что естественно при традиционной работе). Вся информация останется в базе данных, и новый сотрудник сможет продолжать работу по тем же правилам и с полной информацией.

Какие функции и возможности есть в этой программе?

Если говорить вкратце, программа позволяет:

• выполнять предварительную запись клиентов на техническое обслуживание (ТО) и ремонт автомобилей
• планировать загрузку постов и участков ремзоны
• оформлять заказ-наряды
• резервировать ресурсы под конкретный заказ-наряд
• формировать заказы на запчасти «под клиента» и на пополнение склада
• контролировать процессы ремонта автомобилей и состояние складов
• оформлять оплату товаров и услуг
• контролировать взаиморасчеты с клиентами и поставщиками
• учитывать выработку механиков для начисления заработной платы
• осуществлять мониторинг работы СТО в режиме реального времени и получать информацию об эффективности работы СТО и прибыльности бизнеса.

А вот подробности:

Предварительная запись

У мастера-приемщика перед глазами находится интерактивная Доска диспозиции заказов, предназначенная для предварительной записи клиентов, планирования загрузки постов ремзоны и контроля за выполнением заказ-нарядов.

Для быстрого реагирования на звонки (заявки) клиентов и регистрацию заказов используются шаблоны типовых работ и справочная панель для быстрого поиска информации о клиентах по названию, ФИО, телефону; об автомобилях по VIN и гос.№: о работах по виду и названию работ; о запчастях по каталожному номеру и названию, об их цене и наличии на складе, запчастях-заменах.

Обеспечивается быстрый доступ к истории обслуживания автомобиля клиента и переход к созданию ЗН. Настройки текущего вида рабочего стола: день, неделя, месяц, год; время работы СТО, перечень постов и участков, шаблоны типовых работ

Управление заказ-нарядами

• Электронная форма заказ-наряда содержит несколько разделов:
• Реестр (можно цветом отмечать разные заказ-наряды, например, проблемные, важные, срочные);
• Параметры: тип заказ-наряда (предварительный, текущий, рекламация, мойка, шиномонтаж, и др.); данные о клиенте (владельце) и его автомобиле (гос.№, VIN);
• Счет-фактура с указанием плательщика, формы оплаты (наличная, безналичная), валюты оплаты, с/без НДС, № договора (для юридических лиц), параметров дисконтной карточки (возможно применение считывателя магнитных карточек или сканера штрих-кода);
• Работы по заказ-наряду (выбираются из справочника работ), для каждой из которых можно устанавливать скидки/надбавки, делать отметки о выполнении;
• Распределение работ по заказ-наряду между механиками с указанием долевого участия каждого из них в выполняемой работе;
• Список запчастей по ЗН (выбираются из инвентаризационной ведомости), для каждой из которых можно устанавливать скидки/надбавки, получать информацию о себестоимости запчасти, контролировать маржу от продажи;
• Запчасти клиента и рекомендованные работы.
• Реализована возможность учета перекупных услуг.
• Предусмотрена технология распознавания, учета, регистрации и оплаты повторных ремонтов.

Контроль выполнения заказ-наряда выполняется по таким событиям как дата и время открытия и закрытия, отметка склада о выдаче запчастей в ремзону, отметка ремзоны о том, что работы выполнены и отметка бухгалтера-кассира о получении оплаты.

Управление складом

• Ведение карточек складского учета, с указанием адресов хранения (полка, ячейка), необходимого и минимального количество товара.
• Быстрый поиск информации о запчастях и их заменах - подбор всех автозапчастей на складе по марке и году авто, для оперативного отрабатывания звонка.
• Автоматическое формирование инвентаризационной ведомости на любую дату.
• Оформление прихода и расхода запчастей, возвратов товара поставщикам и от клиентов, внутреннего перемещения товаров со склада на склад или в магазин и обратно, резервирование товаров под заказ.
• Формирование реестров всех видов документов за выбранный период времени.
• Обновление прайс-листов.
• Применение штрих-кодовой технологии обработки данных о товарах.
• Автоматическое создание приходной накладной с помощью импорта файла расходной накладной поставщика.
• Импорт данных о состоянии склада поставщиков на начало текущего дня.
• Списание товаров со склада по идентификационному методу.
• Автоматическое формирование заказов на пополнение склада - контроль над товарными остатками (что и в каком количестве нужно докупить на склад).
• Ведение справочника поставщиков запчастей и их прайсов.
• Ведение нескольких складов.
• Отчет о реализации запчастей с указанием маржи.
• Наличие товара на складах и стоимостная оценка склада на текущую и любую прошлую даты.
• ABC-анализ.
• Отчет о неликвидах («висяках»).
• Автоматический расчет оптимального маршрута движения мастера по складу при формировании заказа на запчасти.

Управление оплатой

• Регистрация и оформление оплаты, печать документов.
• Разнесение платежей по документам (заказ-нарядам, приходным и расходным накладным и др. документам).
• Закрытие ЗН и расходных накладных после их оплаты.
• Ведение касс, расчетных счетов физических и юридических лиц.
• Контроль взаиморасчетов с клиентами и поставщиками.
• Отчет о дебиторах-кредиторах.
• Акт сверки.
• Ведение справочника курсов валют. Импорт банковских выписок с автоматическим распределением платежей по счетам-фактурам.

Учет выработки и начисление зарплаты

• Автоматический учет выработки механиков в режиме реального времени.
• Формируется отчет о выработке механика с указанием списка выполненных работ по ЗН за выбранный период времени и ведомость начисления зарплаты.
• Настройка методов начисления зарплаты: сдельная (от выработанных часов, категории рабочего) и повременная или их комбинация.
• Настройка прав приемщикам на предоставление скидок (на запчасти, работы свои и работы перекупные) и их значений.
• Отчеты о работе постов, механиков, использовании оборудования
• Планирование обслуживания оборудования

Отчеты и статистика

• о выполнении заказ-нарядов;
• о выполненных работах;
• о реализации запчастей;
• о поступлении запчастей на склады;
• о движении денежных средств;
• об оплате товаров и услуг клиентами;
• о работе постов, механиков, использовании оборудования
• ABC-анализ спроса на товары, услуги
• ABC анализ клиентской базы данных
• Аналитические OLAP-отчеты
• и другие показатели работы СТО.

Отчеты формируются посредством мониторинга деятельности СТО за любой период времени и с помощью фильтрации в режиме реального времени.

Настройки

• Возможность одновременно вести несколько предприятий (ООО, ИП и т.д.).
• Для каждого предприятия используются свои шаблоны документов.
• Настройка методов ценообразования при продаже запчастей: прайсовый, от цены закупки с учетом торговой наценки, комбинированный.
• Настройка методов ценообразования на работы – прайсовый, по норме времени и нормочасу;
• Возможна гибкая настройка тарифа на работы в зависимости от клиента, марки автомобиля, типа ЗН, вида работ.
• Формирование карт ТО для быстрого оформления ЗН.
• Формирование справочника норм времени для марок и моделей автомобилей
• Все справочники открыты для пользователя и могут дополняться и редактироваться с учетом действующих бизнес-процессов и организационной структуры СТО.
• Возможность ведения мультивалютного учета.

Документы

Автоматически формируются следующие виды документов: заказ-наряд, счет, счет-фактура, акт выполненных работ, акт приема-передачи автомобиля, бланки диагностической карты и анкеты клиента, заказ на поставку запчастей, приходные и расходные накладные, талоны на мойку и шиномонтаж, гарантийный талон и другие. На документах печатается логотип СТО, реквизиты предприятия и штрих-код документа, позволяющий быстро найти его в базе данных.

Управление доступом

Функция администрирования позволяет настраивать права доступа пользователей к информации и функциям программы. Мониторинг действий пользователей обеспечивается логированием изменений с фиксацией даты и времени. Сетевая версия программы позволяет создавать информационную систему, состоящую из автоматизированных рабочих мест (мастер-приемщик, кладовщик, бухгалтер-кассир, начальник СТО и другие) специалистов.

Все пользователи работают в едином информационном пространстве. Подготовлен ЗН – кладовщик уже видит, какие запчасти необходимо подобрать и печатает лист подбора, ЗН закрыт мастером ремзоны – кассир уже ждет клиента (готов автомобиль – готов счет). Руководитель в любой момент может получить информацию о текущем положении дел на СТО.  

Я могу нанять программиста и он мне напишет что надо...

Можете, спору нет. Но есть одна простая истина - один человек никогда не сделает с нуля более надежную и функциональную систему, чем группа людей, которая занимается этим годами. У вас просто не хватит ресурсов, чтобы заниматься постоянным тестированием, отладкой и оптимизацией программного обеспечения. Плюс к этому, программист - это программист. Он не разбирается в том, как должны быть выстроены бизнес-процессы в автосервисе. Ну и конечно, за любые дополнения и обновления функций вам придется программисту доплачивать, так как это допонительная работа.

Решение, которое я вам предлагаю - это гораздо больше чем просто какая-то "программа". Это правильные бизнес-процессы, которые заложены в компьютерную оболочку. Это годы опыта и годы работы, которые вы получаете сразу и сейчас. Решение построено таким образом, что вынуждает ваших сотрудников и все СТО работать правильно и эффективно. Плюс, вы совершенно БЕСПЛАТНО получаете все обновления - пожизненно!

Где скачать демо-версию?

Вместо демо-версии я предлагаю вам поучаствовать в одном из бесплатных вебинаров разбработчиков программы, во время которых вы не только сможете вживую посмотреть на ее возможности, но и увидеть каким образом можно выполнить конкретные задачи, которые возникают именно в вашем автосервисе.

Стоимость программы составляет 25 000 рублей за одну пожизненную лицензию, которая включает в себя бесплатную техподдержку и бесплатные обновления. Это специальные условия для моих клиентов, стандартная стоимость при покупке напрямую составляет 30 000 рублей.

Если вам кажется, что это дорого, подумайте вот о чем - сколько лет ваш автосервис будет еще работать? Даже если это 5 лет, получается всего лишь 5000 рублей в год. Это 417 рублей в месяц. Скажите, 417 рублей в месяц - это разве много за то, что у вас будет полный порядок с учетом, сотрудники буду работать правильно, вы будете владеть всей необходимой информацией по вашему СТО и обслуживание клиентов у вас будет происходить быстрее и приятнее?

В любом случае, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать и поэтому советую вам принять участие в демонстрационном вебинаре по этой программе. Это ни к чему вас не обязывает, и было бы глупо отказываться от этого только потому, что вы уже чем-то пользуетесь. Многие клиенты сознательно перешли на использование "Менеджера автосервиса" после того, как намучились с популярными решениями вроде Альфа-Авто+1С. 

Чтобы записаться на бесплатный демонстрационный вебинар по программе "Менеджер автосервиса", заполните эту форму